La realidad moderna del management y emprendimiento no es carente de nuevas herramientas o técnicas que ayuden a los equipos a aumentar sus probabilidades de éxito. En esta ocasión quiero hablarles de un framework probado en primera persona con excelente resultados tanto en una Start-up como en una empresa multinacional. Design Sprint es un framework de trabajo desarrollado por GV (ex. Google Ventures, el brazo independiente de Capital de Riesgo/ Venture Capital de Alphabet) para definir un desafío de diseño, encontrar una solución y probarla en solo 5 días.

Ejecución de un Design Sprint

Un Design Sprint tiene una secuencia fija de seis fases, que se basan en gran medida en las seis etapas del proceso de Design Thinking. Cada fase en el Design Sprint corresponde a un día o menos y GV propone una secuencia ideal de 5 días del Design Sprint, a partir del lunes.

• Día 0 – Comprender: La primera parte de este sprint requiere una preparación previa: invitar a las personas adecuadas para compartir presentaciones rápidas de 5 minutos sobre: Objetivos comerciales, capacidad tecnológica, necesidad del usuario.
• Día 1 – Definir (MAP): En esta fase, el equipo comienza a desarrollar su enfoque y estrategia. Esto sucede definiendo el valor (central journey) que quieren crear para sus usuarios.
• Día 2 –Divergir (Sketch): A menudo, los equipos eligen la primera idea lista para perseguir. La fase de divergencia anima al equipo a hacer lo contrario: generar primero tantas ideas como sea posible antes de comprometerse con la mejor opción. En esta etapa, se anima a todos a trabajar individualmente para esbozar ideas.
• Día 3 – Converger (Decide): En esta sección es el momento de que el equipo revise todas las ideas de la fase de divergencia y vote por las mejores opciones. El equipo puede entonces elegir de 1 a 3 ideas para hacer un prototipo y probarlas.
• Día 4 – Prototipar (Prototype): La creación rápida de prototipos le permite probar sus ideas sin invertir mucho tiempo, dinero o recursos. Al hacerlo, sabrá antes qué aspectos de sus ideas fallan y cuáles tienen potencial.
• Día 5 – Validar (Test): Esta fase final es cuando es el momento de responder a la pregunta más difícil del diseño: “¿Esta idea es buena? Para ello, el equipo debe invitar a los usuarios potenciales a probar sus ideas. Pueden ver a los usuarios interactuar con el prototipo y tomar notas.

Por supuesto, cualquier otro día de trabajo es también concebible como el comienzo. De la misma manera, puedes distribuir las fases en días individuales. Lo importante es trabajar en un time-box acotado que fuerce al equipo a priorizar, tomar riesgos y decisiones con el objetivo de avanzar. Uno de los grandes problemas que enfrentan las empresas y las personas es la parálisis de opciones, contar con tiempo y recursos limitados nos ayuda a prevenir sobre pensar las cosas, en peor de los casos habremos perdido una semana.

En Design Sprint no hay intencionadamente ninguna fase en la que se cree un producto (de software) o incluso se lance al mercado (de prueba), precisamente para acortar el proceso al máximo. Aquí es donde el diseño de un sprint difiere más claramente del Lean Startup.

Un aspecto clave del proceso es seleccionar el problema correcto. Naturalmente existe la tentación a elegir un problema sencillo para partir y tomar práctica del proceso, pero en realidad no es necesario. Este framework esta pensado y elaborado a partir de la experiencia para dar saltos significativos de entendimiento del problema y sus posibles soluciones para las los problemas más importantes de la compañía. Acá la invitación es a pensar en grande.

Resultado del Design Sprint de Google Ventures

El resultado de un Design Sprint es un prototipo y los resultados de una Prueba de Aceptación del Usuario (UAT) de este prototipo.

Se da prioridad a los conocimientos adquiridos en la UAT. Un prototipo que pueda ser permanentemente reutilizado o mejorado es de importancia secundaria. En caso de duda, el prototipo debe considerarse un “producto desechable”.

Una opción es la creación de varios prototipos simples en lugar de la creación de un solo prototipo muy avanzado. En este caso, los diferentes prototipos pueden ser probados uno contra otro permitiendo obtener insights de otro tipo pero igualmente valiosos.

¿Qué es un Prototipo?

Cuando hablamos de un prototipo, la experiencia me ha ensañado que todos entendemos algo distinto, así que para evitar dudas: El prototipo puede ser cualquier “artefacto” con el que se pueda probar. Podría ser algo tan simple como un papel con algunas instrucciones, una maqueta de cartón, un formulario Web, un sitió estático, un artefacto creado con legos, una simulación/role play realizado con clientes reales o lo que sea. Acá lo importante es diseñar el prototipo en función de las aprendizaje que se quiera generar. Tomando prestada una cita de Lean Startup, toma tu principal supuesto y haz un experimento para validarlo.

Roles en el Design Sprint

Sólo un papel está explícitamente previsto en el Design Sprint, el de Sprint Master. El Sprint Master es responsable de la gestión técnica, metodológica y organizativa antes, durante y después del Design Sprint. No se prevén otras funciones, pero el equipo para el Design Sprint debe estar compuesto de la manera más interdisciplinaria posible de acuerdo con el enfoque del Design Thinking y deben contar con el tiempo disponible para dedicarse de forma íntegra al proceso.

Además del Sprint Master, una composición mínima recomendada consiste en los siguientes miembros del equipo:

• Diseñador / Experto en UX
• Cliente
• Gerente de Producto / Experto en el campo
• Los representantes de los usuarios

Como espero hayas notado (si aún sigues leyendo concentradamente) el equipo no es muy grande, esto esta especialmente diseñado así para darle agilidad al proceso. Si se requiere incorporar conocimiento experto o adicional, no hay problema en sumar personas con este perfil a apoyar en ciertas sesiones del sprint.

Métodos y Herramientas del Design Sprint

Aunque los métodos utilizados en las distintas fases no están predefinidos, hay un conjunto de métodos recomendados de Google. Algunos de estos métodos, como el Crazy Eights, han sido desarrollados específicamente para su uso en un Design Sprint.

Si quieres preparar tu propio sprint de diseño, en el sitio oficial del libro Design Sprint (también lo puedes encontrar en Amazon) puedes encontrar recursos super útiles incluyendo instrucciones detalladas, un checklist previo a comenzar, lista de materiales normalmente requeridos y mucho más.

Cuáles son las ventajas de un Design Sprint

Con un sprint de diseño, podemos generar muchísimo valor para nuestros clientes o para nuestra organización en sólo una semana, lo que va más allá de comprender sus problemas y señalar una o más soluciones posibles:

• Junto con diversas partes interesadas de la organización del cliente, desarrollamos una posible solución y la validamos en una etapa muy temprana directamente en el usuario
• Por un lado, de esta manera podemos estar seguros de que las necesidades del cliente han sido consideradas desde varias perspectivas diferentes y por lo tanto han sido elaboradas de la mejor manera posible
• Y por otro lado, de esta manera podemos saber incluso antes de que la solución planeada se implemente, si tendrá la aceptación del usuario en absoluto

Espero hayan podido obtener una primera pincelada de este framework, si tiene cualquier pregunta no duden en dejar un comentario. ¡Hasta la próxima!